ASN di Zaman AI, Masih Sibuk Mencatat Notulen Rapat?

ASN di zaman AI, tetapi masih mengejar ucapan peserta rapat dengan pulpen atau keyboard? Ketinggalan benar.

Seorang peserta sedang berbicara, notulis masih mengetik kalimat sebelumnya. Belum selesai, peserta lain menanggapi. Pimpinan rapat kemudian menyela, memberi arahan, lalu mengambil keputusan.

Pembicaraan terus berjalan. Catatan tertinggal di belakang.

Bukan karena notulis tidak bekerja dengan baik. Kecepatan tangan menulis atau mengetik memang sulit mengimbangi kecepatan orang berbicara. Apalagi ketika rapat berlangsung dinamis dan beberapa peserta saling menanggapi.

Rapat selesai, tetapi pekerjaan ASN belum selesai. Catatan yang belum lengkap harus dirangkai menjadi notulen yang terlihat lengkap.

Ketika Catatan Tidak Sanggup Mengejar Pembicaraan

Dalam rapat, notulis harus mendengar, memahami, memilih informasi penting, dan mengetiknya secara bersamaan.

Satu kalimat panjang terpaksa dipendekkan. Beberapa penjelasan dilewati karena pembicaraan sudah berpindah. Nama pemberi usulan tidak sempat ditulis. Keputusan bercampur dengan pendapat dan sanggahan.

Setelah rapat, muncullah pertanyaan:

“Siapa yang mengusulkan itu?”

“Keputusan akhirnya yang mana?”

“Siapa penanggung jawabnya?”

“Tenggatnya kapan?”

Masalahnya bukan ASN lambat mencatat. Manusia memang tidak dirancang untuk memahami pembicaraan sambil menyalin setiap kata pada waktu yang sama.

Notulen Bukan Sekadar Catatan Panjang

Notulen rapat tidak harus berisi seluruh kata yang diucapkan. Namun, dokumen itu harus menjelaskan hal-hal penting secara tepat:

• persoalan yang dibahas;
• pendapat dan informasi penting;
• keputusan yang diambil;
• tindak lanjut yang harus dilakukan;
• penanggung jawab atau PIC;
• serta tenggat penyelesaian.

Sayangnya, informasi tersebut tidak selalu muncul secara berurutan. Keputusan bisa muncul setelah perdebatan panjang. Nama penanggung jawab mungkin hanya disebut sekilas. Tenggat waktu bisa terselip di tengah pembahasan lain.

Jika bagian-bagian itu tidak sempat dicatat, notulis terpaksa mengandalkan ingatan. Padahal, dokumen rapat pemerintahan seharusnya tidak disusun berdasarkan ingatan yang samar.

ASN di Zaman AI Seharusnya Lebih Fokus

Menjadi ASN di zaman AI bukan sekadar mengganti kertas dengan laptop. Jika cara kerjanya masih sama—mendengar, mengetik secepat mungkin, lalu merangkai potongan catatan—yang berubah hanya alatnya. Bebannya tetap sama.

Teknologi seharusnya mengambil alih pekerjaan mekanis agar ASN dapat fokus pada hal yang lebih penting.

Dalam rapat, ASN perlu memahami persoalan, memeriksa data, menyampaikan pertimbangan, dan memastikan keputusan dapat dilaksanakan. Bukan terus menunduk di depan laptop sambil berharap tidak ada informasi penting yang terlewat.

Di sinilah AI untuk ASN bisa digunakan secara nyata. Bukan untuk mengambil keputusan, tetapi untuk membantu menangkap dan menyusun isi pembicaraan.

Biar Rekita Membantu Mencatat Rapat

Rekita Catatan Rapat membantu mengubah percakapan menjadi catatan yang lebih terstruktur.

Rapat direkam melalui perangkat yang digunakan. Setelah sesi selesai, Rekita membantu mengubah audio menjadi transkrip rapat dan memisahkan percakapan berdasarkan pembicara.

Nama, jabatan, atau instansi pembicara dapat dilengkapi. Teks hasil transkripsi juga bisa diperiksa dan diperbaiki sebelum digunakan sebagai laporan akhir.

Dari transkrip tersebut, Rekita membantu menyusun:

• identitas dan agenda rapat;
• daftar peserta;
• ringkasan pembahasan;
• keputusan rapat;
• tindak lanjut;
• PIC;
• tenggat waktu;
• serta persoalan yang masih terbuka.

Hasilnya dapat digunakan dalam format Word dan PDF. Foto dokumentasi juga dapat disimpan bersama sesi. Jika diperlukan, arsip bisa disalin atau dipindahkan ke Google Drive.

Dengan aplikasi notulen rapat otomatis, hasil rapat tidak lagi hanya bergantung pada apa yang sempat diketik notulis.

Notulis Tetap Memegang Kendali

Rekita tidak menggantikan notulis. Rekita membantu pekerjaannya.

Hasil otomatis tetap perlu diperiksa, terutama nama orang, jabatan, istilah teknis, angka, tanggal, keputusan, dan pembagian tugas. Dokumen resmi harus tetap diverifikasi oleh manusia yang memahami konteks rapat.

Teknologi menangani pekerjaan mekanis. ASN memastikan ketepatan hasilnya.

Pendekatannya sederhana: jangan gunakan manusia untuk mengerjakan pekerjaan mesin, dan jangan serahkan tanggung jawab manusia kepada mesin.

Rapat Selesai, Hasilnya Juga Harus Segera Tersedia

Rapat pemerintahan menghasilkan keputusan, pembagian tugas, dan tindak lanjut. Semuanya membutuhkan catatan yang jelas agar tidak berhenti sebagai percakapan di dalam ruangan.

Bagi ASN di zaman AI, teknologi pencatatan rapat bukan sekadar gaya kerja modern. Teknologi membantu menjaga agar keputusan mudah ditemukan, tugas tidak terlupakan, dan tindak lanjut dapat dipantau.

ASN tetap mengikuti rapat. ASN tetap memeriksa hasilnya. Rekita membantu menangkap dan menyusun pembicaraannya.

Cek paket Rekita Catatan Rapat dan pilih waktu rekam yang sesuai dengan kebutuhan rapat instansimu.